Profesionální asistentka

Pozice asistentů / asistentek je aktuálně velmi ceněna, protože má zásadní vliv na zajištění plynulého chodu organizace a podpory výkonného managementu. Jejich znalosti, organizační dovednosti a schopnost rychlého reagování jsou klíčové pro úspěšné plnění pracovních povinností manažerů a přispívají k efektivitě celého týmu či organizace.  

A protože se na zdánlivě nevýznamnou a někde stále podceňovanou pracovní pozici asistentů kladou vysoké pracovní nároky, připravili jsme pro ně ucelený vzdělávací program. Věříme, že asistentům a asistentkám pomůže nejen s vlastní sebehodnoutou, motivací a odhodláním být podporou, ale také s rozvojem nezbytných kompetencí pro zvládnutí náročné práce. Program kombinuje teoretické znalosti s praktickými dovednostmi a zaměřuje se na klíčové oblasti práce asistentky v současném pracovním prostředí. 

Asistenti / asistentky naučíte se základy administrativní práce, včetně správy kalendáře, organizace schůzek a událostí, řízení dokumentů a psaní e-mailů a zpráv. Budete se také trénovat v komunikačních dovednostech a budování profesionálních vztahů s nadřízenými, kolegy a klienty. Zvýšíte své schopnosti předcházet konflitkním situacím, přetížení a posílíte svou odolnost proti nadměrné stresové zátěže. A především budete mít příležitost sdílet své úspěchy či neúspěchy ve skupině lidí na podobné pracovní pozici.  

 

1. Role asistentky a zásadní předpoklady pro její profesi 

• Současné požadavky na pozici asistentů 
• Role asistentů v organizaci 
• Kompetence asistentů 
• Důvěra a důvěryhodnost 
• První a poslední dojem 
• Vzhled a osobní vystupování 
• Firemní kultura a společenský kodex 
• Pracovní a návštěvní zóna 
• Základy etikety 

 

2. Profesionální komunikace a umění jednat s lidmi 

• Smysl a cíl profesionální komunikace 
• Sebedůvěra a její podpora 
• Složky otevřené komunikace 
• Empatické sdělování a naslouchání 
• Síla otázek 
• Přesvědčivé odpovědi v obtížných komunikačních situacích 
• Práce s emocemi a zásady psychologické argumentace 
• Jak se bránit manipulativnímu jednání 
• Jak užitečně pracovat s kritikou 
• Prevence konfliktních situace 
• Zvládání komunkačně obtížných situací 

 

3. Zásady správné telefonické a písemné komunikace 

• Specifika telefonické komunikace 
• Mezinárodní standardy 
• Techniky pro vedení telefonického hovoru 
• Ověření porozumění 
• Zvládání náročných rozhovorů 
• Vedení firemní korespondence 
• Požadavky na vedení písemností 
• Náležitosti písemné komunikace 
• Obsah a forma elektronické komunikace 
• Zápisy porad, jednání, pracovních cest 
• Korespondence společenského charakteru 

 

4. Efektivní pracovní návyky a spolupráce 

• Stanovení pracovních priorit 
• Organizace pracovních aktivit a úkolů 
• Zvládání obtížných pracovních úkolů 
• Prokrastinace a práce s ní 
• Techniky a nástroje pro efektivní řízení času 
• Management vztahů, navazování kontaktu 
• Kvalifikovaná asistence, vymezení kompetencí 
• Optimální spolupráce s manažerem a kolegy 
• Šéf muž, šéf žena 
• Organizace sekretariátu 

 

5. Využití technologií v práci asistentky 

• Používání kancelářských programů 
• Praktické rady práce s Excelem  
• Nejčastější úpravy Word dokumentů 
• Jak rychle a na úrovni připravit / upravit prezentaci pro manažera 
• Co vše dokáže Outlook 
• Správa dokumentů 
• Kalendářové a plánovací aplikace 
• Vhodné a bezpečné využívání komunikačních nástrojů